TERMES DE REFERENCES

1. Informations sur le Poste

Titre : Assistante Administrative

Lieu d’affectation : Conakry

Niveau du poste : GS6

Superviseur : Représentante Adjointe du HCDH

Agence : Haut-Commissariat aux Droit de l’Homme

Type de Contrat : Fixed Term (FTA)

Durée : 12 mois, renouvelable suivant la performance et la disponibilité des ressources

1. Contexte organisationnel :

Sous la supervision directe de la Représentante Adjoint(e), et de la supervision générale du Représentant, l’Assistant(e) Administratif (ve) assure les fonctions d’appui à la gestion administrative et initie les actions relatives aux ressources humaines du bureau. Il/elle interprète le règlement et les procédures en vigueur dans le but d’améliorer les conditions de travail.

• Fonctions / Principales tâches :

1. Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant en mettant un accent sur les résultats ci-après :

• Maintenir le calendrier du Représentant, les contacts des visiteurs de haut rang, les arrangements pour les rendez-vous et les réunions, agir en tant qu’interprète quand nécessaire et/ou prendre des notes ;
• Maintenir les procédures de protocole ;
• Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous du Représentant, les réunions, les missions et préparer les traductions informelles ;
• Gérer le calendrier des missions du Représentant et de son Adjointe. Préparer le roster des partenaires de haut rang, le répertoire téléphonique ;
• Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom du Représentant pour sa signature et faire le suivi si nécessaire ;
• Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du Représentant ;
• Elaborer le plan de congé du Bureau et en faire le suivi.
• Appuyer l’organisation des réunions du Bureau du Représentant et rédiger les PV de ces réunions.

2. Assurer des communications effectives d’appui au bureau en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

• Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels ;
• Utiliser un système automatisé de classement ;
• Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers ;
• Faciliter le partage d’information du bureau ;
• Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.

3. Procéder à la mise à jour des données pour le personnel de l’ONU Droits de l’Homme, et la gestion des dossiers du personnel, la gestion de la correspondance du bureau et exécuter notamment les tâches suivantes :

• Agir en qualité de point focal Ressources Humaines et veiller à la mise à jour de tous les changements survenus dans les dossiers des fonctionnaires.
• Tenir à jour les fiches mensuelles de présence, l’état des congés annuels, les voyages officiels, les voyages dans les foyers, les congés spéciaux
• Etablir un plan de congé annuel pour le bureau
• Initier les demandes de délivrance et/ou de renouvellement des laissez-passer.
• Rédiger toutes correspondances et rapports liés à la gestion du personnel

Assister le personnel substantif pour l’organisation de séminaires ou autres activités similaires et, en appuyer les sections spécialisées, exécuter notamment les tâches suivantes :

• Préparer les formalités nécessaires pour l’organisation pratique : invitations, location de salle, etc.
• Préparer les dossiers des participants.
• Prendre contact avec les partenaires.
• Assister le personnel lors du déroulement de ces activités.

Agir en qualité de secrétaire ex-officio lors des réunions de comités de recrutement :

• Préparer les dossiers pour le comité de sélection.
• Tenir les PV des réunions des comités

Assister le personnel pour toutes les questions relatives aux ressources humaines et exécuter notamment les tâches suivantes :

• Conseiller les demandeurs et interpréter les règles et règlements de l’Organisation en matière de ressources humaines.
• Rassembler de manière proactive les informations relatives à la formation des différents membres du personnel du bureau du HCDH.
• Répondre aux demandes spécifiques du personnel du bureau du HCDH relative à leur formation.

1. Résultats clés

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du Représentant. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du Représentant et promeuvent l’image du Bureau comme un partenaire contribuant efficace aux droits de l’homme. L’esprit d’initiative du titulaire du poste est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.

Compétences et facteurs critiques de succès

Compétences liées au HCDH :

• Démontre son intégrité par le respect des valeurs des Nations Unies et de son éthique.
• Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du bureau du HCDH.
• Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race d’âge et de nationalité.
• Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD.
• Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.

Compétences liées au poste :

Compétences Fonctionnelles :

• Nouer des partenariats stratégiques
• Analyser l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats
• Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances
• Rechercher les meilleures pratiques et initie de nouvelles manières plus effectives de faire les choses
• Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches.

Connaissance et expertise techniques

• Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures
• Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
• Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement de ses tâches
• Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement
• Documenter les meilleures pratiques sur le changement organisationnel et le développement tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du SNU
• Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.

• Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats
• Préparer des inputs aux rapports dans les délais
• Maintenir les bases de données.

Compétences de base :

• Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement et de développement personnel, prise d’initiative ;
• Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, à une communication effective ;
• Création des synergies à travers le contrôle de soi ;
• Gestion des conflits ;
• Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues ;
• Information et prise de décision transparente ;

Gestion des connaissances et apprentissage :

• Partage son savoir et ses connaissances
• Applique le plan d’apprentissage par un approfondissement régulier des connaissances et applique les leçons apprises.

Developpement et efficacité opérationnelle:

• Capacité à effectuer tout un panel de tâches complexes et spécialisées en relation avec l’administration ;
• Capacité de passer en revue une variété de données, identifier et corriger les incohérences, identifier et résoudre les problèmes opérationnels ;
• Participer à l’amélioration des processus, mise en place de nouveaux systèmes basés sur les nouvelles techniques de l’information.

Auto-gestion et prises de décisions

• Démontre de très bonnes capacités de communication tant écrites qu’orales ;
• Reste calme, garde son contrôle et son sens de l’humour même sous pression ;
• Démontre son esprit d’ouverture et sa capacité à gérer des situations complexes.

Planification et organisation

• Compétences pour établir des priorités dans son propre travail.
• Capacité de d’effectuer des tâches en respectant les délais.

1. Qualifications requises

Education : Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat. Un diplôme universitaire est désirable mais n’est pas requis.

Expérience : 6 ans d’expérience en secrétariat, administration, programme est requise au plan national ou international ;

Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.) ;

Expérience en système de gestion informatisé.

Expérience confirmée dans l’usage des softwares informatiques (MS Word, Excel, etc.)

L’expérience avec le HCDH est un atout.

Langues :          Français courant, bonne connaissance de l’Anglais. Connaissance de langues nationales serait un atout

1. Autres Informations Diverses

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption. Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services. En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org

Pour postuler veuillez cliquer sur ce lien ci-après :

https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=33546&HRS_JO_PST_SEQ=1&hrs_site_id=2

NB: Seuls (es) les candidats (es) qui postulent sur le site du PNUD sont considérés