TERMES DE REFERENCES

1. Informations sur le Poste

Titre : Associé (e) en Administration et Finances

Lieu d’affectation : Conakry

Niveau du poste : GS6

Superviseur : Représentant du HCDH

Agence : Droit de l’Homme

Type de Contrat : Fixed Term (FTA)

Durée : 12 mois, renouvelable suivant la performance et la disponibilité des ressources

1. Contexte organisationnel :

Sous la supervision directe d’Administrateur du HCDH, l’assistant administratif et financier exécute les tâches financières et logistiques du bureau en assurant une utilisation transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers ; et veille à l’équipement et aux fournitures du bureau du HCDH, en assurant la réception et en supervise la maintenance. L’assistant promeut une approche client en totale adéquation avec les règles et procédures du HCDH ; et exécute les taches visant à une meilleure efficience des activités du bureau et meilleures conditions de travail.

Fonctions / Principales tâches

Résumé des fonctions principales :

• Assiste dans l’administration des budgets
• Assiste en matière de comptabilité et d’administration
• S’occupe des équipements du bureau et de leur entretien.
• Assure la gestion des équipements du bureau.
• Assure les formalités liées au déplacement du personnel à l’intérieur du pays et assiste le personnel pour l’organisation des séminaires ou autres activités similaires.
• Reçoit et envoie les valises diplomatiques

Assiste dans l’administration des budgets   et exécute notamment les tâches suivantes :

• Assiste dans la mise en place d’un contrôle interne effectif en vue d’assurer une totale adéquation avec les règles et procédures financières et les règles de comptabilisation et d’établissement des rapports.
• Réalise toutes les opérations dans ATLAS visant à assurer le suivi des transactions financières notamment les réquisitions et les demandes de paiement en liaison avec le chargé des opérations au sein du bureau.
• S’assure que toute la documentation requise par les règles et procédures en vigueur est annexée aux demandes de paiement qu’il exécute.
• Assure le calcul et le paiement des perdiems et autres paiements aux membres du personnel, experts, consultants, fournisseurs et autres,
• Participer à la préparation du cost plan du bureau

S’assure de la bonne gestion des liquidités du Bureau du HCDH et exécute notamment les tâches suivantes :

• S’assure que les lignes budgétaires des différentes autorisations de paiement reçues sont suffisamment créditrices pour permettre le paiement des dépenses engagées. S’assure que toutes les remises sur le compte du PNUD pour le bureau HCDH sont comptabilisées,
• Tirer et analyser de façon régulière des différents rapports financiers dans Atlas,
• Veiller à l’application des normes et des procédures administratives et financières, notamment relatives aux requêtes de biens et services.

S’assure du renforcement et du partage des connaissances et exécute notamment les tâches suivantes :

• Réalise une synthèse des leçons apprises et met en exergue les meilleures pratiques financières.
• Participe très activement aux réseaux d’échange de connaissance et de pratique financiers.

S’occupe des équipements du bureau et leur entretien et exécute notamment les taches suivantes :

• Réceptionne les équipements et fournitures de bureau.
• Effectue l’entretien courant des équipements du bureau.
• Supervise la maintenance des véhicules,
• Supervise le travail des chauffeurs

Assure la gestion des équipements et fournitures du bureau et leur entretien et exécute notamment les taches suivantes :

• Assure la gestion et l’inventaire des équipements.
• Effectue les classements et traite les données (spécialement électronique) pour l’information historique sur divers sujets.
• Assister pour les achats,
• Gérer le stock de fournitures diverses du bureau,
• Assure la bonne gestion du stock de carburant du bureau

Assure les formalités liées au déplacement du personnel du HCDH et exécute notamment les tâches suivantes :

• Assure les formalités liées au déplacement du personnel du HCDH et exécute notamment les taches suivantes :
• Assure les formalités de réservation, d’hébergement et d’accueil à l’aéroport
• Prépare les formalités pour assurer toute la logistique des déplacements du personnel à Conakry, à l’intérieur et à l’extérieur du pays : carburant, commande des fournitures, ordre de mission, hébergement et autres taches,
• Préparer les missions de terrain et suivre les demandes remboursement des frais de mission,
• Préparer l’organisation logistique des réunions et ateliers de formation,
• Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre des rapports d’activités

Reçoit et envoie les valises diplomatiques

• Résultats clés

Les résultats clés ont un impact direct sur la gestion et l’efficience des activités du Bureau du HCDH et permettent ainsi de participer grandement à la bonne réalisation de ces activités. Les analyses et présentation des informations financières et logistiques renforcent la crédibilité du HCDH au regard de sa gestion financière et logistique. Les informations recueillies permettent une prise de décision à la Direction.

1. Compétences

Compétences liées au HCDH :

• Démontre son intégrité par le respect des valeurs des Nations Unies et de son éthique.
• Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du bureau du HCDH.
• Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race d’âge et de nationalité.
• Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.

Compétences liées au poste :

Aptitude à planifier et à organiser :

Gestion des connaissances et apprentissage :

• Partage son savoir et ses connaissances
• Applique le plan d’apprentissage par un approfondissement régulier des connaissances et applique les leçons apprises.

Développement et efficacité opérationnelle:

• Capacité à effectuer tout un panel de tâches complexes et spécialisées dans la gestion financière et logistique, incluant la création de budget, l’édition des rapports de ressources et de dépenses, la gestion des équipements et fournitures.
• Capacité à améliorer les processus de gestion et à mettre en place de nouveaux systèmes le cas échéant.

Auto gestion et prises de décisions

• Se focalise sur les résultats pour les clients et répond positivement aux informations reçues.
• A toujours une attitude constructive, énergique et positive dans son travail.
• Démontre de très bonnes capacités de communication tant écrites qu’orales
• Reste calme, garde son contrôle et son sens de l’humour même sous pression.
• Démontre son esprit d’ouverture et sa capacité à gérer des situations complexes.

1. Qualifications requises

Education : Diplôme d’étude secondaire avec une certification spécialisée en finance.

Expérience : 7 ans d’expérience progressive au niveau national en comptabilité et finances.

Très bonne connaissance des outils de gestion de l’information et l’utilisation de logiciels (MS Office, Atlas etc.)

L’expérience avec HCDH est un atout.4 ans d’expérience dans des fonctions similaires au niveau local et/ou international.

Expérience confirmée dans l’usage des softwares informatiques (MS Word, Excel, etc.)

L’expérience avec le HCDH est un atout.

Langues :        Français courant, bonne connaissance de l’Anglais.

1. Autres Informations Diverses

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption. Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services. En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante: jedenoncelacorruption.gn@undp.org

Pour postuler veuillez cliquer sur ce lien ci-après :

https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=33547&HRS_JO_PST_SEQ=1&hrs_site_id=2

NB: Seuls (es) les candidats (es) qui postulent sur le site du PNUD sont considérés